Giới thiệu ERP
Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (tiếng Anh: Enterprise Resource Planning – ERP) theo ý nghĩa nguyên thuỷ là hướng đến một hệ thống dùng để hoạch định các nguồn tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP tốt là nó bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Thuật ngữ ERP xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng cho khái niệm MRP (Manufacturing Resources Planning). MRP cũng là một loại phần mềm quản lý cho doanh nghiệp nhưng chúng tập trung cho việc sản xuất hàng hóa. Đến khoảng giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết các mảng, lĩnh vực của một doanh nghiệp chứ không chỉ là quản lý sản xuất. Ngày nay ERP đề cập đến một loại phần mềm mà các tổ chức sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như bán hàng, kế toán, mua sắm, quản lý dự án, quản lý rủi ro, vận hành chuỗi cung ứng, quản lý nhân sự. Với mức độ cao hơn nữa, ERP cũng bao gồm quản lý hiệu suất doanh nghiệp, lập kế hoạch, ngân sách, dự đoán và báo cáo về kết quả tài chính của một tổ chức.
ERP liên kết vô số các quy trình kinh doanh với nhau và cho phép trao đổi dữ liệu giữa chúng. Bằng cách thu thập dữ liệu giao dịch từ nhiều nguồn, hệ thống ERP sẽ loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu và cung cấp tính toàn vẹn dữ liệu với cách tin cậy và duy nhất.
Lịch sử của ERP
Từ thẻ giấy đến thiết bị di động
Lịch sử của ERP đã tồn tại hơn 100 năm. Năm 1913, kỹ sư Ford Whitman Harris đã phát triển mô hình được gọi là mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ – economic order quantity), đó là một hệ thống sản xuất dựa trên giấy tờ để lập kế hoạch sản xuất. Trong nhiều thập kỷ, EOQ là tiêu chuẩn cho quản lý sản xuất. Nhà sản xuất thiết bị dụng máy móc cầm tay Black & Decker đã thay đổi một chút phương thức quản lý này vào năm 1964 khi họ trở thành công ty đầu tiên áp dụng giải pháp hoạch định yêu cầu vật liệu (MRP) kết hợp các khái niệm EOQ và sử dụng máy tính.
MRP vẫn là tiêu chuẩn sản xuất cho đến khi lập kế hoạch tài nguyên sản xuất (được gọi là MRP II) được phát triển vào năm 1983. MRP II có mô-đun là một thành phần kiến trúc phần mềm quan trọng và các thành phần sản xuất lõi tích hợp bao gồm mua hàng, hóa đơn vật liệu, lập lịch và quản lý hợp đồng. Lần đầu tiên, các nhiệm vụ sản xuất khác nhau đã được tích hợp vào một hệ thống chung. MRP II cũng cung cấp một tầm nhìn hấp dẫn về cách các tổ chức có thể tận dụng phần mềm để chia sẻ và tích hợp dữ liệu doanh nghiệp và tăng hiệu quả hoạt động với kế hoạch sản xuất tốt hơn, giảm hàng tồn kho và ít chất thải (phế liệu). Khi công nghệ máy tính phát triển trong những năm 1970 và 1980, các khái niệm tương tự MRP II đã được phát triển để xử lý các hoạt động kinh doanh ngoài sản xuất, kết hợp tài chính, quản lý quan hệ khách hàng và dữ liệu nguồn nhân lực. Đến năm 1990, các nhà phân tích công nghệ đã đặt tên cho danh mục mới này của phần mềm quản lý hoạch định tài nguyên doanh nghiệp.
Từ thập niên 1990 đến thiên niên kỷ mới
Từ sử dụng máy chủ tại chỗ cho đến dữ liệu đám mây (cloud)
Từ những năm 1990 cho đến đầu thế kỷ XXI, việc áp dụng ERP đã phát triển nhanh chóng. Đồng thời, chi phí triển khai hệ thống ERP bắt đầu tăng lên. Phần cứng cần thiết để chạy phần mềm thường đặt ngay tại doanh nghiệp, với các máy tính lớn và có phòng máy chủ. Cả phần cứng và giấy phép phần mềm đều cần đầu tư nhiều vốn và khấu hao trong vòng 5 đến 10 năm. Ngoài ra, các tổ chức và doanh nghiệp luôn muốn tùy chỉnh hệ thống ERP của họ để phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ, điều này đòi hỏi thêm một khoản chi phí tư vấn và đào tạo phần mềm cũng không nhỏ.
Trong khi đó, công nghệ ERP phát triển rất nhanh song hành với sự phát triển của internet. Lúc này nhiều tổ chức phát hiện ra rằng hệ thống ERP tại chỗ của họ không thể theo kịp nhu cầu bảo mật hiện đại, các công nghệ mới điện thoại thông minh, máy tính bảng…
Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS)
ERP cloud là mô hình phân phối phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) cho các doanh nghiệp. Khi phần mềm ERP được phân phối dưới dạng dịch vụ, nó sẽ chạy trên một mạng lưới các máy chủ từ xa thay vì máy chủ của doanh nghiệp. Nhà cung cấp dịch vụ đám mây chịu trách nhiệm bảo mật, quản lý và cập nhật phần mềm nhiều lần trong một năm, thay vì một bản nâng cấp đắt tiền cho phần mềm chạy trên máy chủ tại doanh nghiệp. Dịch vụ Đám mây có thể giảm cả chi phí hoạt động (OpEx) và chi phí vốn (CapEx) vì nó loại bỏ nhu cầu doanh nghiệp phải mua phần mềm và phần cứng hoặc thuê thêm nhân viên CNTT. Thay vào đó, các tài nguyên này có thể được đầu tư vào các cơ hội kinh doanh mới và luôn cập nhật phần mềm ERP mới nhất.
Nguyên tắc cơ bản về ERP
Các hệ thống ERP được thiết kế xung quanh một cấu trúc dữ liệu (lược đồ) duy nhất, thường có cơ sở dữ liệu chung. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được sử dụng trên toàn doanh nghiệp được chuẩn hóa và dựa trên các định nghĩa và trải nghiệm người dùng phổ biến. Các cấu trúc cốt lõi này sau đó được kết nối với các quy trình kinh doanh được thúc đẩy bởi các quy trình công việc giữa các bộ phận kinh doanh (ví dụ: tài chính, nhân lực, kỹ thuật, tiếp thị, vận hành), kết nối các hệ thống và những người sử dụng chúng. Nói một cách đơn giản, ERP là phương tiện để tích hợp con người, quy trình và công nghệ trong một doanh nghiệp hiện đại.
Ví dụ: xem xét một công ty lắp ráp ô tô bằng cách mua các bộ phận và linh kiện từ nhiều nhà cung cấp. Nó có thể sử dụng hệ thống ERP để theo dõi việc yêu cầu và mua các hàng hóa này và đảm bảo rằng mỗi thành phần trong toàn bộ quy trình mua sắm phải sử dụng dữ liệu thống nhất và minh bạch được kết nối với quy trình công việc của doanh nghiệp, quy trình kinh doanh, báo cáo và phân tích. Khi ERP được triển khai đúng cách tại công ty lắp ráp ô tô này, ví dụ, một bộ phận, má phanh trước, được xác định thống nhất bởi tên bộ phận, kích thước, vật liệu, nguồn, số lô, số bộ phận nhà cung cấp, số sê-ri, chi phí và thông số kỹ thuật, cùng với rất nhiều mục mô tả và dữ liệu khác.
Dữ liệu là nguồn sống của mọi công ty hiện đại, ERP giúp việc thu thập, sắp xếp, phân tích dữ liệu một cách dễ dàng hơn.
ERP cũng đảm bảo rằng các trường dữ liệu và thuộc tính này được định khoản đúng tài khoản trong sổ cái chung của công ty để mọi chi phí đều được theo dõi và trình bày đúng. Nếu các má phanh trước được gọi là phanh trước của hệ thống phanh trong một hệ thống phần mềm (hoặc có thể là một bộ bảng tính), thì các má phanh khác, và một miếng đệm trước, tìm ra một trong 3 thứ, sẽ rất khó khăn cho công ty lắp ráp ô tô Tìm ra bao nhiêu chi phí hàng năm cho má phanh trước và liệu họ có nên chuyển đổi nhà cung cấp hoặc đàm phán để có giá tốt hơn.
Một nguyên tắc ERP quan trọng là thu thập dữ liệu trung tâm để phân phối rộng rãi. Thay vì một số cơ sở dữ liệu độc lập với kho dữ liệu vô tận của bảng tính bị ngắt kết nối , các hệ thống ERP mang đến sự hỗn loạn để tất cả người dùng từ CEO đến tài khoản thư ký phải trả tiền có thể tạo, lưu trữ và sử dụng cùng một dữ liệu có được thông qua các quy trình chung. Với kho lưu trữ dữ liệu an toàn và tập trung, mọi người trong tổ chức có thể tự tin rằng dữ liệu là chính xác, cập nhật và đầy đủ. Tính toàn vẹn dữ liệu được đảm bảo cho mọi nhiệm vụ được thực hiện trong toàn tổ chức, từ báo cáo tài chính hàng quý đến báo cáo khoản phải thu tồn đọng duy nhất, mà không dựa vào những bảng tính dễ bị lỗi.
Giá trị của ERP tác động đến kinh doanh của doanh nghiệp
Không thể bỏ qua tác động của ERP trong thế giới kinh doanh ngày nay. Khi dữ liệu và quy trình của doanh nghiệp được đưa vào hệ thống ERP, các doanh nghiệp có thể sắp xếp các bộ phận riêng biệt và cải thiện quy trình công việc, dẫn đến tiết kiệm đáng kể . Ví dụ về các lợi ích kinh doanh cụ thể bao gồm:
- Cải thiện hiểu biết kinh doanh từ thông tin thời gian thực được tạo bởi các báo cáo
- Giảm chi phí hoạt động thông qua các quy trình kinh doanh hợp lý và thực tiễn tốt nhất
- Cộng tác nâng cao từ người dùng chia sẻ dữ liệu trong hợp đồng , yêu cầu và đơn đặt hàng
- Cải thiện hiệu quả thông qua trải nghiệm người dùng phổ biến trên nhiều chức năng kinh doanh và quy trình kinh doanh được xác định rõ
- Cơ sở hạ tầng nhất quán từ văn phòng phía sau đến văn phòng phía trước, với tất cả các hoạt động kinh doanh có cùng một giao diện
- Tỷ lệ chấp nhận người dùng cao hơn từ trải nghiệm và thiết kế chung của người dùng
- Giảm rủi ro thông qua cải thiện tính toàn vẹn dữ liệu và kiểm soát tài chính
- Chi phí quản lý và vận hành thấp hơn thông qua các hệ thống thống nhất và tích hợp
